KADA JE NAJBOLJE VREME ZA SELIDBU POSLOVNOG PROSTORA?

KAKO ODREDITI ADEKVATAN TERMIN ZA PRESELJENJE FIRME

Odabir pravog termina može značajno da utiče na to kako će proteći selidba poslovnog prostora. Za razliku od selidbe stana, preseljenje firme je potrebno uskladiti sa radnim vremenom, obavezama zaposlenih, klijentima i svakodnevnim poslovanjem. Zbog toga nije dovoljno samo odrediti datum kada je novi prostor dostupan, već je važno napraviti plan koji će omogućiti da se posao nastavi uz što manje prekida.

Idealno vreme za selidbu firme zavisi od vrste poslovanja, broja zaposlenih, količine opreme i udaljenosti između stare i nove lokacije. Nekoj kompaniji najviše odgovara vikend, dok druga može organizovati preseljenje u nekoliko faza tokom radne nedelje. Najvažnije je da se termin odredi dovoljno rano i da svi učesnici budu upoznati sa planom.

Vikend je često praktičan izbor za selidbu firme

Za veliki broj firmi vikend predstavlja pogodan termin za preseljenje poslovnog prostora. Kada se kancelarije ne koriste, moguće je spakovati i transportovati nameštaj, računare, dokumentaciju i ostalu opremu bez ometanja zaposlenih i klijenata. Selidbena ekipa tada ima više prostora za rad, posebno ako je potrebno obaviti demontažu i montažu kancelarijskog nameštaja.

Prednost vikenda je i u tome što zaposleni mogu da završe radnu nedelju na staroj adresi, a da početak naredne nedelje dočekaju u novom prostoru. Naravno, ovakav raspored je potrebno unapred dogovoriti sa svim stranama i proveriti da li poslovna zgrada dozvoljava radove i transport tokom vikenda.

Period sa manje poslovnih obaveza može olakšati preseljenje

Nije svaka firma jednako opterećena tokom cele godine. Neke kompanije imaju intenzivniji period pred praznike, tokom turističke sezone ili u određenim mesecima, dok je u drugim periodima obim posla manji. Upravo tada može biti lakše organizovati selidbu poslovnog prostora.

Ako firma može da bira između nekoliko termina, dobro je izabrati period u kojem je manje sastanaka, rokova i svakodnevnih obaveza. Na taj način zaposleni mogu više vremena da posvete pripremi svojih radnih mesta, a selidba se može sprovesti bez pritiska da se sve završi u toku jednog radnog dana.

Pre donošenja odluke korisno je analizirati poslovni kalendar i odabrati termin koji najmanje utiče na klijente i redovno poslovanje.

Kada je bolje izbeći selidbu poslovnog prostora?

Postoje situacije u kojima određeni termini mogu dodatno zakomplikovati organizaciju. Ako se firma nalazi u prometnom delu grada, gužve u saobraćaju mogu produžiti vreme potrebno za transport. Slično važi i za poslovne zgrade sa ograničenim pristupom, malim liftovima ili precizno definisanim terminima za dostavu i selidbe.

Prilikom planiranja treba uzeti u obzir:

• saobraćaj i dostupnost parkinga,
• radno vreme poslovne zgrade,
• dostupnost teretnog lifta,
• obaveze zaposlenih i klijenata,
• vremenske uslove,
• količinu stvari koja se transportuje.

Nije neophodno da svaki od ovih faktora bude idealan, ali ih treba uzeti u obzir pre nego što se potvrdi datum selidbe.

Letnja i zimska selidba imaju svoje specifičnosti

Selidba firme može se organizovati tokom cele godine, ali različita godišnja doba donose određene izazove. Tokom leta visoke temperature mogu otežati fizički rad, dok visoke spoljne temperature nisu idealne za duže izlaganje osetljive elektronske opreme. Sa druge strane, duži dan može omogućiti da se deo transporta obavi tokom dnevnog svetla.

Zimski period donosi kraće dane, mogućnost kiše, snega i poledice, što može usporiti transport i zahtevati dodatnu zaštitu nameštaja i opreme. Zbog toga nije dovoljno gledati samo kalendar – važno je pratiti i konkretne uslove nekoliko dana pre planirane selidbe.

Kod selidbe računarske i druge osetljive opreme posebnu pažnju treba posvetiti zaštiti od vlage, hladnoće i naglih promena temperature.

Koliko unapred treba zakazati selidbu?

Što je poslovni prostor veći, to je potrebno više vremena za pripremu. Mala kancelarija sa nekoliko radnih mesta može se organizovati relativno brzo, dok selidba veće firme zahteva detaljan raspored, veći broj ljudi i više transporta.

Termin za selidbe poslovnih prostora je najbolje rezervisati dovoljno unapred, naročito ako je potrebno obezbediti više vozila, ekipu za pakovanje, demontažu i montažu nameštaja. Istovremeno, novi prostor treba da bude spreman za prijem stvari pre nego što selidba počne.

Dobra priprema podrazumeva da se unapred definiše šta se prvo pakuje, šta ostaje u funkciji do poslednjeg dana, kojim redom se stvari transportuju i gde će biti postavljene u novom prostoru.

Primer dobro organizovane selidbe u dogovorenom roku

Jedna firma sa većim brojem zaposlenih planirala je preseljenje iz starog poslovnog prostora u novu kancelariju. Pošto je tokom radne nedelje imala veliki broj sastanaka i svakodnevnih obaveza, kao termin je izabrana subota, kada zaposleni nisu radili.

Nekoliko dana ranije naša „Preseli se“ agencija za selidbe spakovala je dokumentaciju i kancelarijski materijal, dok je računarska oprema ostavljena u funkciji do završetka radne nedelje. U petak popodne ekipa za selidbe počela je sa demontažom nameštaja, a u subotu ujutru organizovan je transport. Pre početka rada unapred je napravljen raspored novih radnih mesta, pa je nameštaj odmah postavljan na odgovarajuće pozicije.

Selidba je obavljena prema dogovorenom rasporedu i u predviđenom roku, tako da je firma već početkom naredne radne nedelje mogla da nastavi sa poslovanjem na novoj adresi. Ovaj primer pokazuje da odgovarajući termin nije nužno isti za svaku firmu, već zavisi od njenog načina rada i dobre pripreme.

Kako napraviti raspored za dan selidbe?

Kada se odredi datum, korisno je napraviti jednostavan raspored aktivnosti. Jasno definisan redosled smanjuje mogućnost čekanja i omogućava da svi znaju šta treba da rade. Kod većih selidbi može se napraviti poseban raspored za pakovanje, demontažu, montažu i transport nameštaja.

Posebno treba odrediti osobu koja će biti zadužena za koordinaciju na staroj i novoj lokaciji. Ona može da prati da li je sve preuzeto, da li stvari odlaze prema planu i da li je novi prostor spreman za prijem.

Ako je selidba obimna, nije potrebno sve završavati odjednom. Preseljenje u nekoliko faza može biti praktičnije rešenje za firme koje moraju da zadrže deo poslovanja u funkciji tokom celog procesa.

Pravi termin zavisi od potreba vaše firme

Ne postoji jedan univerzalan odgovor na pitanje kada je najbolje vreme za selidbe poslovnih prostora. Za neke firme to će biti vikend, za druge period sa manjim obimom posla, dok će kod većih kompanija najbolja opcija biti etapno preseljenje. Najvažnije je da se datum uskladi sa poslovnim obavezama, dostupnošću nove lokacije i vremenom potrebnim za pripremu opreme i dokumentacije.

Kontaktirajte našu firmu „Preseli se“, jer mi možemo pomoći u organizaciji kompletnog procesa, od planiranja i pripreme do transporta, demontaže i montaže kancelarijskog nameštaja. Kada se termin pažljivo odabere i svi koraci unapred dogovore, selidba firme može biti završena u predviđenom roku, uz minimalan uticaj na svakodnevno poslovanje.