SELIDBA POSLOVNOG PROSTORA KORAK PO KORAK

KOMPLETAN VODIČ ZA SELIDBE FIRMI

Selidba poslovnog prostora je znatno zahtevnija od preseljenja stana ili pojedinačnih stvari. Pored nameštaja i opreme, potrebno je organizovati transport računara, dokumentacije, arhive i drugih stvari koje su važne za svakodnevno poslovanje. Istovremeno, posao ne bi trebalo da trpi zbog preseljenja, pa je dobra organizacija od samog početka jedan od najvažnijih uslova za uspešnu selidbu.

Bez obzira na to da li se firma seli u veći kancelarijski prostor, drugu poslovnu zgradu ili na novu lokaciju u Beogradu, najbolje rezultate daje unapred napravljen plan. Kada se obaveze podele po fazama i odredi redosled aktivnosti, selidba poslovnog prostora može da bude mnogo jednostavnija, brža i bez nepotrebnih troškova.

Napravite plan preseljenja na vreme

Prvi korak je da se napravi detaljan plan. Nije potrebno da on bude komplikovan, ali bi trebalo da obuhvati sve što treba uraditi pre, tokom i nakon preseljenja. Dobro je odrediti jednu osobu koja će biti zadužena za koordinaciju, komunikaciju sa zaposlenima i dogovor sa ekipom koja obavlja selidbe.

Pre početka pakovanja treba obići postojeći i novi poslovni prostor i proceniti količinu stvari koje se transportuju. Posebno treba obratiti pažnju na pristup objektu, mogućnost parkiranja vozila, korišćenje lifta, stepenice i eventualne prepreke koje mogu usporiti transport.

U ovoj fazi korisno je napraviti spisak:

• kancelarijskog nameštaja i opreme,
• računara i druge elektronske opreme,
• poslovne dokumentacije i arhive,
• stvari koje se ne sele i koje treba odložiti ili ukloniti,
• opreme koja zahteva demontažu i kasniju montažu.

Odredite šta se seli, a šta ostaje

Svakako da je selidba poslovnih prostora dobra prilika da se napravi selekcija stvari koje su se godinama gomilale u kancelariji. Nema mnogo smisla prevoziti dotrajale stolice, oštećene police, stare fascikle ili opremu koja se više ne koristi.

Pre pakovanja zaposleni mogu da pregledaju svoje radne prostore i odvoje ono što zaista treba preneti na novu lokaciju. Za dokumentaciju je posebno važno napraviti jasnu organizaciju, jer gubitak ili mešanje poslovnih papira može napraviti mnogo veći problem od samog troška selidbe.

Stvari koje ostaju mogu se odvojiti za prodaju, donaciju, reciklažu ili odnošenje. Na taj način se smanjuje količina tereta, a samim tim i vreme potrebno za transport.

Organizujte pakovanje kancelarije

Pakovanje stvari ne treba ostavljati za poslednji trenutak. Dokumentaciju, kancelarijski materijal i manje predmete najbolje je spakovati nekoliko dana ranije, dok se oprema koja je neophodna za rad koristi do samog završetka poslovanja na staroj adresi.

Kutije treba jasno označiti prema prostoriji i sadržaju. Na primer, na kutiji može pisati „Računovodstvo – dokumentacija“ ili „Marketing – kancelarijski materijal“. To će kasnije značajno olakšati raspakivanje.

Posebnu pažnju zahtevaju računari, monitori, štampači i druga elektronska oprema. Takvi predmeti treba da budu adekvatno zaštićeni tokom transporta kako ne bi došlo do oštećenja.

Demontaža nameštaja i priprema opreme za transport

Veći kancelarijski stolovi, ormari, police i drugi elementi često se ne mogu bezbedno preneti u sastavljenom stanju. Zato je potrebno unapred proceniti šta treba demontirati i na koji način će se elementi zaštititi tokom transporta nameštaja.

Kod demontaže je korisno sve šrafove i sitne delove odložiti u obeležene kesice, posebno ako se isti nameštaj kasnije montira u novom prostoru. Ako firma nema dovoljno ljudi ili vremena za ovaj deo posla, demontaža i montaža nameštaja mogu se prepustiti profesionalnom timu.

Na ovaj način smanjuje se rizik od oštećenja nameštaja, zidova i vrata, a preseljenje se odvija mnogo organizovanije, jer agencije za selidbe ovakve poslove obavljaju rutinski.

Organizujte transport i termin preseljenja firme

Termin preseljenja treba uskladiti sa poslovanjem kompanije. Ako je moguće, selidbe firmi je najbolje organizovati van najprometnijeg dela radne nedelje ili tokom vikenda. Kod većih firmi preseljenje se može obavljati i u fazama, kako bi deo zaposlenih mogao nesmetano da nastavi sa radom.

Pre dolaska ekipe za selidbe poslovnih prostora treba proveriti da li je obezbeđen prilaz objektu i mesto za parkiranje vozila. Kod poslovnih zgrada važno je na vreme obavestiti upravu objekta i, ukoliko je potrebno, rezervisati teretni lift.

Dobro usklađen raspored sprečava čekanje i nepotrebno zadržavanje. Kada su radnici, vozilo, oprema i prostor spremni u isto vreme, transport može da bude završen znatno efikasnije.

Raspakivanje i organizacija nove kancelarije

Preseljenje poslovnog prostora nije završeno trenutkom kada poslednja kutija stigne na novu adresu. Potrebno je rasporediti nameštaj, montirati elemente, postaviti opremu i organizovati dokumentaciju tako da zaposleni mogu što pre da nastave sa radom.

Najbolje je raspakivanje stvari raditi prema prethodno napravljenom planu. Kutije koje sadrže najvažniju opremu i dokumentaciju treba prve otvoriti, dok stvari koje nisu neophodne za početak rada mogu sačekati.

Nakon preseljenja korisno je proveriti da li je sva oprema stigla neoštećena i da li se svi predmeti nalaze na predviđenim mestima. Takođe treba proveriti da li je stari poslovni prostor ostavljen u dogovorenom stanju i da li su predati ključevi i druga potrebna dokumentacija.

Konkretan primer uspešne selidbe poslovnog prostora

Dobar primer može biti selidba manje IT firme iz kancelarije u centru Beograda u veći poslovni prostor na Novom Beogradu. Firma je imala desetak radnih mesta, računarsku opremu, kancelarijski nameštaj i veću količinu dokumentacije.

Kako bi se izbegao prekid rada, selidba poslovnog prostora je organizovana u subotu. Tokom petka zaposleni su završili rad sa računarima i označili kutije prema kancelarijama. Naša ekipa je prvo demontirala stolove i police, zatim pažljivo zaštitila opremu i pripremila je za transport.

U novom prostoru unapred su određena mesta za svaki sto i radno mesto. Po dolasku, nameštaj je raspoređen prema planu, zatim je izvršena montaža, a računarska oprema je postavljena na predviđena radna mesta. Zahvaljujući dobroj pripremi, najveći deo posla završen je tokom jednog dana, pa su zaposleni već u ponedeljak mogli da nastave sa radom u novoj kancelariji.

Ovakav primer pokazuje koliko dobra priprema može da utiče na ceo proces. Nije presudno samo koliko stvari firma ima, već koliko su dobro organizovani ljudi, prostor, transport i redosled aktivnosti.

Selidba firme bez nepotrebnog stresa

Iz našeg iskustva selidba poslovnog prostora ne mora da znači višednevni prekid poslovanja i haos u organizaciji. Uz dobar plan, pravovremeno pakovanje i pažljivo organizovan transport, većina obaveza može se završiti u kratkom roku. Posebno kod većih firmi profesionalna pomoć može biti značajna jer omogućava da se zaposleni posvete svojim redovnim obavezama, dok se ekipa za selidbe bavi transportom, zaštitom, demontažom i montažom.

Naša agencija Preseli se pruža usluge selidbe poslovnih prostora za firme koje žele da kompletan proces prođe organizovano i bez nepotrebnog zastoja u radu. Od pripreme i pakovanja, preko transporta kancelarijskog nameštaja i opreme, do raspoređivanja stvari u novom prostoru, svaki korak može biti prilagođen potrebama konkretne firme.